創設初年度から4度の更新中更新の度に自社の強みと弱みが明確に
当制度が創設された初年度に認定を受け、これまでに4回の更新を行ってきました。従業員も「認定を取っていることが当たり前」といった認識が生まれていますが、継続し続けるのは簡単なことではありません。
更新タイミングとなる3年の間には、法改正などがあり、自社の制度や取り組みが現在の法律や趣旨に沿ったものになっているかという見直しが必要になります。当社でも対応は行っていますが、第三者的な確認ができるという点でも、3年に1度の更新は会社のコンプライアンス体制がしっかりと構築・維持されているかという定期的なチェックとして重要な機会にもなっています。
更新作業の都度、一つ一つの項目を確認していくと、会社の強みと弱みが明確になっていきます。当社でも、今回の更新準備を行っている中で、取り組み自体はしっかり浸透している一方で、エビデンスとなる記録の仕方や責任の所在が分からない書類があることが分かりました。普段の業務を行っているだけでは、なかなか気付きにくい点について、どのように改善・克服していくかという部分が明らかになっていくのは、認定更新を行う非常に大きなメリットだと感じています。
法改正をふまえた適切な対応が全ての事業所でできているか
更新に際しては、毎回チームを編成して臨んでいます。今回の更新取得に際しても、営業部門の3名が主担当となり、前回の認定審査にも参加した法務部門の担当者がサポートとして参加しました。営業部門の3名で審査項目を分担し、エビデンス収集や他部署との調整を行い、審査前のチェックや法的な書類や帳票については法務部門がサポートいたしました。
まずは前回申請時に提出したエビデンスを確認し、審査項目に沿った運用が今もできているかという現状の確認から始めました。アップデートされている項目については、社内の取り組みが 最新の認定基準に適合しているかを確認し、必要に応じて対応を行います。
今回の更新で、最も難しかったのは「同一労働同一賃金」に関する取り組みです。制度が始まって日が浅いので、どのように記録を残していくのか、どのような形でお客様に案内すべきか、頭を悩ませました。また、派遣スタッフのフォローアップについても、認可を受けている全18カ所の事業所において、統一されたオペレーションができているのか、できていなければ、どのように改善すべきかという点についても、最も多くの時間を割きました。
オンライン審査選択で準備の時間をさらに捻出できた
これまでの3回の更新審査では全て対面での審査をお願いしていましたが、今回は初めてオンライン審査を選択しました。会社としてペーパーレス化を進めているので、自分たちのペーパーレス化の取り組みが第三者とのオンラインセッションでどこまで対応できるのか、自分たちのレベルチェックになると考えてのことでしたが、結果的に、非常にスムーズに進めることができました。
提出する書類は予めクラウドにアップロードしておけば、紙で人数分のファイルを用意する手間が不要になります。その分の時間をエビデンスの整理と収集にしっかり取ることができました。法的な書類については紙に印刷したほうが校正しやすいものもありますので、契約書や重要書類などは紙で印刷して確認をしたうえでクラウドに保存しました。
4回目の更新ということもあり、想定問答などを事前に用意できていたため、予め当社からの説明もできるだけ端的にできるよう準備しました。審査で回答することになるメンバーとシミュレーションを重ねて審査当日を迎えましたが、これまで4時間程度かかっていた審査時間を2時間半ほどに抑えることもできました。
法改正により審査項目は随時変更されていきますので、前回更新時からの変更点について適切な対応ができているかは不安がありましたが、認定更新が決まったことで、これまでの取り組みが問題なくできていたということの証明にもなり安心感がありました。
営業や採用活動時、高い水準で取り組んでいる企業であることの証明に
当社は日本BPO協会という、製造・物流分野を軸に、アウトソーシングや人材サービス事業を営む事業者が所属する業界団体に所属しています。製造・物流分野において、優良派遣事業者認定を取得している派遣企業も徐々に増えてきましたが、それでもまだまだ多くはありません。
しかし、この審査を受け、認定を取得するということは、つまり、コンプライアンス、経営体制、スタッフフォロー、派遣先との関係性などにおいて、世の中の水準よりも高いレベルで取り組めていることの証明になります。
営業シーンはもちろん、採用活動等においても、胸を張って自社の説明ができるようになりますし、自分たちの会社のサービスや事業運営レベルの高さを理解したうえで、さらに次のチャレンジに繋げていくことで、一人一人の働きがいはもちろんのこと、会社にとっても大きな成長につながっていくはずです。
「業界全体のコンプライアンス体制を我々がリードしていく」という思いも込めて、引き続き優良派遣事業者認定を継続しながら、コンプライアンスを遵守し、社会、従業員、企業から選ばれる会社を目指していきたいと考えています。
