全国の社員によるプロジェクトチーム組成の理由
優良派遣事業者認定取得に向けて、まずはプロ ジェクトチーム組成から始めました。当社は、新潟・北陸・山陰・四国・沖縄に事業所がありますので、それぞれの責任者に参加メンバーを推薦してもらい10名ほどのプロジェクトチームを構成しました。
チームができた後は、認定基準の4つのカテゴリごとに担当者を決め、営業やコーディネーターが適切なパートを対応することにしました。初回申請時は、どのようなエビデンスやマニュアル、フローを作るべきなのかイメージがなかったため「やれることは全部やろう！」というスタンスで臨みましたが、その後3回目の認定更新を行う中で少しずつ役割や担当を最適化してきました。
プロジェクトメンバーには毎回10名強が全国から参加しています。本社主導で進める方法も考えられましたが、プロジェクトに参加して一つ一つの項目と向き合うのは、普段何気なくやっている業務が実は非常に大切なことであるという振り返り や、日頃の取り組みの重要性を実感する機会にもなります。
また、経営層や本社から「この認定を取得するので、これをやってください」とトップダウンで指示したとしても、実務を推進していくのは現場の社員であるため、「なぜこれをやる必要があるのか」といった背景の理解があることは重要です。現場社員が通常業務に加えてこのプロジェクトに参加するのは大変ではありますが、やる意味があると考えています。
更新の度にプロジェクトメンバーの数名が入れ替わるようにすることで、これまでに40名近くの社員がこのプロジェクトを経験しているため、取り組みに対する社内からの認知や理解も徐々に高まっています。
コロナ禍で、更新準備～審査までオンラインをうまく活用
全国からプロジェクトメンバーをアサインしていても、会議のメイン会場が本社になるなどロケーションの問題から、これまではどうしても本社中心になってしまうこともありました。しかし、コロナ禍によりオンラインでの打ち合わせが中心になったことで、これまで以上に全国の社員が参加しやすくなりました。
2回目の更新までは、会議は月に1回程度、審査前だけはもう少し頻度を上げるスタイルで、それぞれに進めていました。しかし、3回目はコロナ禍での更新になったことから、オンラインが中心の取り組みになりました。これまでのようにリレーションが取れるか不安だったため、2週間に1度ペースで会議を開催しました。さらにオンライン会議だと、大人数が参加している場では発言しにくい人もいるので、参加者を絞った小さい会議を設けたり、必要に応じて電話での相談もおこなったりするなど、メンバー同士で細かな点もケアできるよう注意を払って進めていきました。
全国から現場の社員が参加していることでスピーディに進んだこともありました。事例やエビデンスを社内で探している際、「こういった事例、ありませんか？」と呼びかけると、全国から「私のエリアにあります」、「こんな事例でもいいですか？」と、その場でレスポンスをもらえるため、幅広い事例の中からエビデンスやトピックスをスムーズに収集できました。
また、準備期間もこれまでよりも長めに取りました。2回目までは、11月に申請し、それ以降に行われる審査の直前までエビデンス作成を行うことをスケジュールに入れ8月頃からスタートしていましたが、3回目は余裕をもって11月にエビデンスがそろっている状態を目指して、6月から取り組みを開始しました。準備期間を長めにとったおかげで、以前よりも多くのエビデンスを集めることができましたし、認定基準の4カテゴリをそれぞれに担当していた社員たちがエビデンスを相互に確認する時間が持てたため「パート2で使った資料をパート4でも使えそう」といった繋がりも生まれました。
審査においても、訪問審査を選択し審査員の方には来ていただきましたが、プロジェクトメンバーがそれぞれの拠点から参加できるよう、実際にはオンラインも併用しました。審査員の方も画面に向かって話してくださり、その場にいたメンバーが緊張感と一体感を持ち審査に臨むことができました。
安心していただける派遣会社であり続けるために
これまでに3回の更新を受けて感じているのは、他社と差別化できたり、お客様からの信頼を得られたり…メリットはいくつもありますが、最大のポイントは、「私たちはきちんとした業務運用ができている会社です」と自信を持って言えるようになったことです。
派遣事業は、「派遣で働きたい」、または何かしらの事情で「派遣でしか働けない」という方々に安心して働いていただき、人材不足の企業に労働力を提供していくことができるという、社会的インフラのような非常に意義のある事業です。
一方で、世間から誤解を受けたり、ネガティブに語られたりすることも少なくありません。だからこそ、私たちは厚生労働省から認可を受けている派遣事業者として、きちんとした業務運営ができている、安心して利用していただける会社だと胸を張って言えることが重要なのではないでしょうか。
優良派遣事業者認定を取得してきたことで、私たちは「正しいやり方は知っているけれど、問題がおきていないから今のままで大丈夫」、「売上さえ上がればよい」という考え方ではなく、一つ一つの認定項目を明確にクリアし続けることの重要性や、より高いレベルの運営を目指す必要性を多くの社員が実感しています。
法改正の度、自分たちが十分なレベルで対応できているかを自己判断するには不安な部分もあります。しかし、優良派遣事業者認定を更新することで、新たな基準をクリアできているか、これまでやってきたことを置き去りにしていないか、もっとやれることはないか、といった点を確認することができます。
今後も認定を更新しながら、サービスレベルの維持、向上を目指したいと思います。
